Что такое складской учет и как его вести

Складом можно назвать любое место, где хранятся товары до отправки заказчику или до момента продажи. Каждое складское хозяйство нуждается в продуманной системе учета и контроля. Сегодня эту роль выполняют специальные программы по типу 1C. Задача ПО — фиксировать каждую единицу товара, отслеживать перемещение продукции, сравнивать расход запасов и многое другое.

В статье рассмотрим, что такое складской учет, какие операции включает, расскажем, как организовать процесс с минимальными тратами и сделать его эффективным и выгодным.

Что это такое

Складской учет имеет огромное значение для каждого предприятия, без должного управления складом невозможна нормальная работа и развитие бизнеса. Поэтому надо правильно организовывать процесс контроля, по возможности автоматизировать его, чтобы в дальнейшем избежать сбоев и простоев.

Ведение складского учета подразумевает постоянный сбор и обработку данных по товарным ресурсам, что есть у компании и хранятся на складе, отслеживание любых операций, связанных с продукцией. Система WMS позволяет в любой момент времени узнать, какой товар и где находится, в каком количестве и сколько он стоит.

При учете подсчитываются материально-производственные запасы (МПЗ). Сюда относятся:

  • Готовая продукция на заводе, в цехах.
  • Сырье, топливо, материалы, детали, комплектующие для производства предприятия.
  • Инструменты, инвентарь, оборудование и устройства.
  • Товары от поставщиков.

Данные фиксируются на бумаге или Excel-таблице, но сегодня есть специальные программы, которые автоматизируют работу, ускоряют и упрощают такие рутинные процессы, как:

  • приемка товаров, внесение их в товароучетную систему или внутреннюю базу предприятия;
  • формирование отчетной, сопроводительной и иной документации;
  • отгрузка продукции заказчику или отправка поставщику;
  • перемещение товаров между отделами;
  • проведение инвентаризации;
  • комплектация заказов, контроль срок годности;
  • списание продукции, контроль недостачи, брака;
  • корректировка сведений в товарных карточках.

Сейчас вести учет в бумажном виде можно только на маленьком складе. Если склад более 1500 м2, без системы управления складом практически невозможно организовать учет и работу склада чтобы быть конкурентоспособной компанией на рынке.

Организация складского учета МПЗ нужна для контроля остаточного объема товаров, срока хранения, показателей продаж, оборота товаров и т. п.

Задачи и цель

Задача складского учета — это возможность в любой момент быстро найти нужную единицу товара, узнать количество конкретного наименования, его стоимость и другие параметры, проконтролировать свои запасы. Вести бизнес и получать прибыль без умной организации хранения просто невозможно.

  • Контроль запасов, сопоставление количества товаров в документах и в реальности. Необходимо точно знать, сколько единиц продукции есть в наличии и что можно предложить заказчику. Также эта информация станет базой при адекватном планировании закупок.

  • Быстрый поиск номенклатурных позиций. Благодаря этому в несколько раз упрощается процесс инвентаризации, так как все рутинные задачи решаются автоматически — ПО само сделает выборку по заявленным данным.

  • Легкая организация адресного хранения. Весь склад делится на разные зоны, соответствующие процессам обработки товаров и группам товаров. Система WMS автоматически определяет, в какую зону и какую ячейку определить товар, можно ли его хранить рядом с другими товарами. Каждая зона товаров подразделяется на подзоны АВС по уходимости. Таким образом система InStock WMS управляет распределением товаров по зонам и ячейкам, и это позволяет увеличить вместимость склада до 40%.

  • Защита от недостач и пересортиц. С InStock WMS исключены потери от по срокам годности, пересорт. Ошибки человеческого фактора сведены до нуля.

Складской учет позволяет упорядочить позиции, сгруппировать товары по сортам, партиям или другим параметрам. Это поможет сотрудникам быстро найти нужную продукцию. Тем более так намного проще регулировать ассортимент, определять, какие группы «не задерживаются» на полках, а какие долго остаются на складе, или у каких заканчивается срок годности.

Для системы хранения на складе важно организовать строгий учет товаров. Система WMS в любой момент времени сможет выгрузить отчеты для аналитики работы склада.

В документах фиксируется путь каждой товарной позиции, что помогает снизить воровство, потерю данных, порчу имущества.

Виды

Партионный учет

Этот вид учета позволяет отслеживать поступившие остатки каждой партии одной группы. Главная цель — учет однородных позиций, у которых от партии к партии меняется одно из ключевых идентифицирующих свойств. Например, при продаже продуктов питания очень важно отслеживать срок годности, себестоимость, другие параметры.

Партионный учет часто используют на производстве, его цели:

  • контроль прихода и выгрузки партий товаров;
  • снижение риска пересортицы;
  • контроль складских позиций;
  • точность расчета цены.

При этом виде учета каждой партии присваивается идентификационный код, который содержит всю информацию о серии товаров.

Партионно-сортовой учет

Применяется для организации хранения на крупных предприятиях, подходит для работы с большим ассортиментом. В этом случае единицы товаров распределяются по партиям, а внутри каждой партии по отдельным категориям.

Документооборот при складском учете передвижение каждого товара фиксируется документально. На каждом этапе используются определенные виды документов:

  • Накладная от поставщика или сопроводительная — документ, где указаны все базовые данные о товаре, по нему происходит приемка.
  • Приходная накладная — составляется на складе на основе накладной.
  • Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. Обязательна для всех грузов, доставленных с помощью любого вида транспорта.
  • Приходной складской ордер М-4. Оформляется ответственным по складу по итогу смены, в ордере указывается вся продукция, поступившая за день.
  • Акт о приемке материалов М-7. В нем можно отобразить расхождение в количестве позиций, дефекты груза и другие нестыковки. Документ станет основанием для предъявления претензий поставщику.
  • Акт о приемке товаров ТОРГ-1. Подтверждает, что все соответствует качеству и количеству, указанному в накладной.
  • Товарный ярлык ТОРГ 11. В нем отображается артикул, сорт и другие идентификационные параметры. Ярлык упрощает инвентаризацию, можно быстро найти нужную позицию.
  • Накладная на отпуск материалов на сторону М-15. Нужна для передачи на переработку в другое подразделение.
  • Товарная накладная ТОРГ-12. С ее помощью выполняется отгрузка товаров при продаже другому предприятию.
  • Акт о списании ТОРГ-16. Составляет при списании товара в случае порчи.

Автоматизация

Складской учет — это масса рутинных операций. Прием, отгрузка, перемещение, списание, инвентаризация и т.д. Чтобы ускорить процессы управления складским хозяйством на предприятии, нужна эффективная система автоматизации.

InStock WMS (складская система управления) позволяет автоматизировать и оптимизировать все процессы складского учета.

InStock WMS предоставляет возможность эффективно контролировать запасы товаров на складе, отслеживать перемещение товаров, выполнение заказов и обработку возвратов. Система оснащена интуитивно понятным интерфейсом, благодаря чему обучение персонала занимает минимальное время.

С помощью InStock WMS можно автоматически формировать и отправлять отчеты о состоянии складских запасов, о выполнении заказов, о движении товаров и других ключевых показателях. Это позволяет руководству предприятия оперативно принимать решения и повышать эффективность складской деятельности.

Благодаря интеграции с другими системами учета (например, с системой учета товаров или системой управления продажами), InStock WMS обеспечивает полную автоматизацию складского учета, минимизируя возможные ошибки и упрощая процессы работы.

Вы можете ознакомиться с системой — закажите демонстрацию на нашем сайте (кнопка «Заказать демо»).